Oklevél automatán

A SharePoint 2013, vagy az Office365 felhasználói köreiben az egyik leggyakoribb felvetés, hogy miként lehet úgy létrehozni dokumentumot, dokumentumokat, hogy azok egyéb SharePoint listában tárolt, felvett információk alapján automatikusan legyenek kitöltve…

… logikus igényként mondjuk egy partnerhez létrehozandó szerződés esetében, vagy egy elvégzet tanfolyamhoz tartozó oklevél kitöltése esetében. Ez utóbbit mutatnám meg pár egyszerű lépésben.

Egyébként maga a folyamat elég egyszerű, és nem csak a bemutatott módon lehet egyszerű szöveggel behelyettesíteni a dokumentumsablon hiányzó részeit, hanem akár választólistát is tudunk készíteni, és ahhoz kapcsolt WikiPages lapokat is befűzni a dokumentumba.

Maga a megoldás nem fog tartalmazni egyedi kódokat, teljes egészben a SharePoint beépített eszközeire fogok támaszkodni, és a SharePoint Designer 2013 WorkFlow szerkesztőjére.

Első lépés

Hozzunk létre egy dokumentumtárat mondjuk „Oklevelek” néven. Ide fognak létrejönni a kész oklevelek. Vegyük fel új oszlopokként azokat a mezőket, melyeket szeretnénk ha kitöltésre kerülnének a dokumentumon. Példánk esetében:

Azonosító szám;
Tanuló neve;
Tanfolyam megnevezése;

Készítsük el az oklevél sablonját úgy, hogy a dokumentumtár „Általános beállítások” szakasz alatt található „Speciális beállítások” linkhez tartozó konfigurációs lapon keressük meg a dokumentum sablon URL címét (pl.: Oklevlek/Forms/template.dotx).

A mező alatt közvetlenül található a „(sablon szerkesztése)” amire kattintva megnyitja a sablonfájlt a Word alkalmazásunk. Ez egy teljesen üres dokumentum lesz, amit most megszerkeszthetünk a saját kedvünkre.

A dokumentumunk kialakítása közben lehetőségünk van arra, hogy az „beszúrás” menüszalagon található „Kész modulok” (Quick Parts) lehetőségei közül a „Dokumentumtulajdonság”-ot választva be tudjuk szúrni a tartalomba a SharePoint tárunkba létrehozott oszlopainkat is.

Amint készen vagyunk, elmenthetjük a dokumentumot ugyan oda ahonnét megnyitottuk (…/ Oklevlek/Forms/) De! Nagyon fontos, hogy ne csak DOTX-ként tegyük, hanem DOCX-ként is! Ugyanis a rendszer a DOTX-ből jozza létre az új dokumentumot, de a DOTX formátumban nem működnek a beszúrt mezők adatelérései, ezért szükség van a DOCX formátumra is!

Ha sikeresen visszamentettük a „…/ Oklevlek/Forms/”-ba a template.docx oklevelünket, akkor már csak a dokumentum sablon URL címét kell ennek megfelelően átírnunk (pl.: Oklevlek/Forms/template.docx).

Második lépés

Hozzunk létre egy „egyedi listát” mondjuk „Tanulók” néven, amiben létrehozni (tárolni) fogjuk tanulóink, és a nekik járó okleveleik adatait.

A létrehozott listában vegyük fel a ugyanazokat a mezőket amiket a dokumentumtárnál is felvettünk:

Azonosító szám;
Tanuló neve;
Tanfolyam megnevezése;

Harmadik lépés

Szükségünk van egy nagyon egyszerű WorkFlow-ra, amit a SharePoint Designer 2013 segítségével készíthetünk el.

Tehát ha elindítottuk a Designer-t, akkor csatlakozzunk a Site-hoz amiben a listánk (és a dokumentumtárunk) van. Hozzunk létre egy új Lista WorkFlow-t a „Tanulók” listához mondjuk „Új oklevél létrehozása” néven. Állítsuk úgy be, hogy a WorkFlow csak akkor induljon el, ha új elem létrehozása történik (Start workflow automatically when an item is created).

A Workflow szerkesztési felületén hozzunk létre egy új „Action”-t ami egy másik listában egy új elemet hoz létre (Listaelem létrehozása).

A „Lista” linkre kattintva, a felbukkanó ablak tetején lévő választó mezőben keressük meg az „Oklevelek” dokumentumtárunkat, és válasszuk ki.

Pár másodperces várakozás után beolvassa a kötelező mezőket a dokumentumtárból, és azokat felsorolja a mező listában. Minden kötelező mezőnek értéket kell adnunk, különben hibára fut a WorkFlow. Tehát, a „Path and Name”-nek adjunk értéket. Jelöljük ki a sort, és kattintsunk a „Modify…” gombra. Az érték mezőnél az „Fx” gomb segítségével választhatunk a lehetőségek közül. A példában az „azonosító szám” lesz a neve az oklevélben ami létrejön a sablon alapján a dokumentumtárban.

Hasonlóképpen adjuk meg az általunk létrehozott mezők értékeit. Az „Add…” gomb segítségével.

Azonosító szám – Azonosító szám;
Tanuló neve – Tanuló neve;
Tanfolyam megnevezése – Tanfolyam megnevezése;

Ha nincs további dolgunk a WorkFlow-val, akkor zárjuk le azt a „Munkafolyamat vége” zárással. Mentsük el a WorkFolw-t, és tegyük közzé a listánkhoz.

Igazából készen is vagyunk

Nincs más hátra mint kipróbálni(!) Hozzunk létre egy új elemet a „Tanulók” listában.

Miután elmentettük az új elemünket a „Tanulók” listában, várjunk pár pillanatot míg a WorkFlow lefut. Az F5 segítségével frissíthetjük a képernyőt, és ha megjelenik a „Stage1” felirat (amennyiben 2013-as WorkFlow-t hoztunk létre), rákattintva le tudjuk ellenőrizni, hogy a folyamat rendben befejeződött.

Amennyiben igen, úgy az „Oklevelek” dokumentumtárunkban már létrejött egy dokumentum az általunk megadott adatokkal.

Mint a legelején írtam, ez igazán nem egy bonyolult dolog. Rengeteg módon felhasználható ez az egyszerű dokumentumkitöltési módszer: Alapszerződések kitöltésére, jelenléti ívek létrehozására, stb.

Nyilván tovább építhető a dolog, hisz mindez akkor is működik, ha „ContentType”-okban gondolkodunk, és esetlegesen „DocmentumSet”-ekkel építkezünk. A felhasználási lehetőségek szinte korlátlanok(!) ;)