A SharePoint 2013, vagy az Office365 felhasználói köreiben az egyik leggyakoribb felvetés, hogy miként lehet úgy létrehozni dokumentumot, dokumentumokat, hogy azok egyéb SharePoint listában tárolt, felvett információk alapján automatikusan legyenek kitöltve…
… logikus igényként mondjuk egy partnerhez létrehozandó szerződés esetében, vagy egy elvégzet tanfolyamhoz tartozó oklevél kitöltése esetében. Ez utóbbit mutatnám meg pár egyszerű lépésben.
Egyébként maga a folyamat elég egyszerű, és nem csak a bemutatott módon lehet egyszerű szöveggel behelyettesíteni a dokumentumsablon hiányzó részeit, hanem akár választólistát is tudunk készíteni, és ahhoz kapcsolt WikiPages lapokat is befűzni a dokumentumba.
Maga a megoldás nem fog tartalmazni egyedi kódokat, teljes egészben a SharePoint beépített eszközeire fogok támaszkodni, és a SharePoint Designer 2013 WorkFlow szerkesztőjére.
Első lépés
Hozzunk létre egy dokumentumtárat mondjuk „Oklevelek” néven. Ide fognak létrejönni a kész oklevelek. Vegyük fel új oszlopokként azokat a mezőket, melyeket szeretnénk ha kitöltésre kerülnének a dokumentumon. Példánk esetében:
- Azonosító szám;
- Tanuló neve;
- Tanfolyam megnevezése;


A dokumentumunk kialakítása közben lehetőségünk van arra, hogy az „beszúrás” menüszalagon található „Kész modulok” (Quick Parts) lehetőségei közül a „Dokumentumtulajdonság”-ot választva be tudjuk szúrni a tartalomba a SharePoint tárunkba létrehozott oszlopainkat is.

Amint készen vagyunk, elmenthetjük a dokumentumot ugyan oda ahonnét megnyitottuk (…/ Oklevlek/Forms/) De! Nagyon fontos, hogy ne csak DOTX-ként tegyük, hanem DOCX-ként is! Ugyanis a rendszer a DOTX-ből jozza létre az új dokumentumot, de a DOTX formátumban nem működnek a beszúrt mezők adatelérései, ezért szükség van a DOCX formátumra is!
Ha sikeresen visszamentettük a „…/ Oklevlek/Forms/”-ba a template.docx oklevelünket, akkor már csak a dokumentum sablon URL címét kell ennek megfelelően átírnunk (pl.: Oklevlek/Forms/template.docx).

Második lépés
Hozzunk létre egy „egyedi listát” mondjuk „Tanulók” néven, amiben létrehozni (tárolni) fogjuk tanulóink, és a nekik járó okleveleik adatait.
A létrehozott listában vegyük fel a ugyanazokat a mezőket amiket a dokumentumtárnál is felvettünk:
- Azonosító szám;
- Tanuló neve;
- Tanfolyam megnevezése;
Harmadik lépés

A Workflow szerkesztési felületén hozzunk létre egy új „Action”-t ami egy másik listában egy új elemet hoz létre (Listaelem létrehozása).
A „Lista” linkre kattintva, a felbukkanó ablak tetején lévő választó mezőben keressük meg az „Oklevelek” dokumentumtárunkat, és válasszuk ki.
Pár másodperces várakozás után beolvassa a kötelező mezőket a dokumentumtárból, és azokat felsorolja a mező listában. Minden kötelező mezőnek értéket kell adnunk, különben hibára fut a WorkFlow. Tehát, a „Path and Name”-nek adjunk értéket. Jelöljük ki a sort, és kattintsunk a „Modify…” gombra. Az érték mezőnél az „Fx” gomb segítségével választhatunk a lehetőségek közül. A példában az „azonosító szám” lesz a neve az oklevélben ami létrejön a sablon alapján a dokumentumtárban.
Hasonlóképpen adjuk meg az általunk létrehozott mezők értékeit. Az „Add…” gomb segítségével.
- Azonosító szám – Azonosító szám;
- Tanuló neve – Tanuló neve;
- Tanfolyam megnevezése – Tanfolyam megnevezése;

Igazából készen is vagyunk

Miután elmentettük az új elemünket a „Tanulók” listában, várjunk pár pillanatot míg a WorkFlow lefut. Az F5 segítségével frissíthetjük a képernyőt, és ha megjelenik a „Stage1” felirat (amennyiben 2013-as WorkFlow-t hoztunk létre), rákattintva le tudjuk ellenőrizni, hogy a folyamat rendben befejeződött.
Amennyiben igen, úgy az „Oklevelek” dokumentumtárunkban már létrejött egy dokumentum az általunk megadott adatokkal.


Mint a legelején írtam, ez igazán nem egy bonyolult dolog. Rengeteg módon felhasználható ez az egyszerű dokumentumkitöltési módszer: Alapszerződések kitöltésére, jelenléti ívek létrehozására, stb.
Nyilván tovább építhető a dolog, hisz mindez akkor is működik, ha „ContentType”-okban gondolkodunk, és esetlegesen „DocmentumSet”-ekkel építkezünk. A felhasználási lehetőségek szinte korlátlanok(!) ;)

Ami még érdekes lehet

Nano, de azért mégsem „kicsi”
A Nano Server egyike a Windows Server 2016 család nagy újdonságainak. És hát tényleg "kicsi", de olyan extrái is vannak, amelyek naggyá teszik. Egész konkrétan a Nano Server azt jelenti hogy a WS16 eg...
Hogy kerül az Edge link a tálcára?
Nyilván mindenkivel előfordult már, hogy szerette volna a Microsoft Edge böngészőben megnyitott oldalt a tálcán elhelyezni. De! Akárhogy is húzkodjuk az Edge-ben megnyitott oldalunk címsorát, az ikonj...
Oklevél automatán
A SharePoint 2013, vagy az Office365 felhasználói köreiben az egyik leggyakoribb felvetés, hogy miként lehet úgy létrehozni dokumentumot, dokumentumokat, hogy azok egyéb SharePoint listában tárolt, fe...
Windows 10 – Legyünk láthatatlanok
Az elmúlt hetekben rengeteg cikket lehetett arról olvasni a legkülönbözőbb fórumokon, hogy a Windows 10 mennyire kifigyeli minden mozdulatunkat. A legtöbb esetben ez felesleges hisztériakeltés...
Windows 10 – Technical Preview
A Microsoft a napokban bárki számára letölthetővé tette a Windows 10 új build-jét. A legújabb közzétett verzió egyik újdonsága, hogy ez már a Windows 10 véglegesnek tűnő felhasználói felületét kapta.....
A mindig látszódó fejléc
Egy alapszintű, de annál bosszantóbb hiányosságot pótló Script-et mutatnék be. A SharePoint 2013 már elég nagyszámú elemsorozatokból álló listákat képes kezelni, melyek egy méreten túl egyre átláthata...
UNICEF Magyar Bizottság – HelpApp
Egy nagyszerű, és talán a legfontosabb kérdéskörben készült mobilos alkalmazásra szeretném felhívni a figyelmet! Az UNICEF Magyar Bizottság a világon elsőként fejlesztett ki egy olyan mobiltelefonos a...